У работодателей появилась возможность в электронном виде собирать информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника, в том числе о занимаемых должностях, переводах на другую работу, увольнении и прекращении трудового договора.
Работники вправе запрашивать у работодателя данные о своей трудовой деятельности как на бумажном носителе, так и в электронном формате. Эти сведения также можно получить в Многофункциональном центре, Пенсионном фонде России и через Единый портал государственных услуг.
Вместе с тем, работодатель обязан ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место прием на работу, перевод, увольнение с работы, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности своих работников. На основе таких сведений формируются электронные трудовые книжки.
Если сведения указаны неверно, то работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить эту информацию, направив ее затем в Пенсионный фонд России. За непредставление сведений или передачу неполных данных работодатель (его должностное лицо) несет административную ответственность по ст. ст.15.33.2 КоАП РФ.
В течение 2020 работники могут отказаться от получения электронных трудовых книжек в пользу бумажных носителей путем подачи работодателю соответствующего заявления. В таком случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжает вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную трудовую книжку. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге. Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения с 2021, будут вестись только электронные книжки без оформления бумажной.